Новости

Первая часть семинара была посвящена оформлению бланков и организационно-распорядительных документов организации, на эту тему выступила доцент кафедры библиотечно-информационных ресурсов ТГУ им. Г. Р. Державина, к.ист.н Ольга Медведева. 

Первое, на что обратила внимание присутствующих выступающая - это то, что с составления бланка организации должна начинаться работа делопроизводителя в любой компании. Однако не все специалисты даже знают, что этот такое, не говоря о том, как его правильно составить — это стало известно после исследования, которое проводили студенты ТГУ имени Г.Р.Державина. Бланк — это бумажный лист или электронный шаблон, содержащий минимальный набор реквизитов, по которым можно идентифицировать автора документа. В организации могут использоваться различные виды бланков: общие, бланки письма, бланки других конкретных документов, чаще всего встречаются первые два вида бланков.

Из важных моментов при составлении бланка следует учесть, что при наличии сайта и электронной почты эти данные обязательно должны быть включены в справочную информацию бланка. Также эмблема, в том числе товарный знак, могут быть использованы на фирменном бланке только в случае, если информация о них есть в уставе организации. Значимо и то, что на бланке необходимо писать полное наименование организации, ничего не сокращая, и только в скобках можно написать сокращенное название в случае, если таковое есть в организации.

Рассказала Ольга Владимировна о проекте нового документа - ГОСТ Р 6.30 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который придет на смену аналогичного от 2003 года. Разработка нового стандарта связана с тем, что за 12 лет практика документирования ушла далеко вперед, появляются новые реквизиты, для подготовки и хранения документов все более активно применяются информационные системы. В новом стандарте, в частности, предлагается включить в состав реквизитов документа отметку об электронной подписи, которая выглядит как штамп с указанием владельца электронной подписи и срока ее действия.

Во второй части семинара заведующая кафедрой библиотечно-информационных ресурсов, директор Фундаментальной библиотеки ТГУ имени Г.Р. Державина, д.соц.н. Наталия Стефановская подробно остановилась на нормативно-методической базе делопроизводства, рассказав как о федеральном законодательстве, так и об уровне субъекта. Так, в частности, Наталия Александровна упомянула об изменениях, внесенных в 2015 году в Федеральный Закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» № 149-ФЗ от 08.07.2006. Поправками в ФЗ-149, вступающими в силу с 10 января 2016 года, предусмотрена обязанность органов государственной власти и местного самоуправления, а также организаций, осуществляющих отдельные публичные полномочия, предоставлять по выбору граждан и организаций информацию в форме электронных документов или документов на бумажном носителе. Таким образом, законодательством подтверждается равнозначность электронных и бумажных документов. 

Что касается локально-нормативных актов, выступающая посоветовала каждой организации иметь инструкцию по делопроизводству, которая устанавливает единый порядок составления и оформления документов, правила и технологию работы с документами в организации. Это позволит избежать путаницы в подготовке документов, связанной со сменой сотрудников.